„Schuster bleib bei Deinen Leisten“

Das Papier hat längst die Oberhand im Büro übernommen. Gerade bei kleineren Betrieben wird oft der alltägliche „Papierkrieg“ vernachlässigt. Vielen fehlt einfach die Zeit und vor allem auch die Muse, sich in oft komplexe und ungewohnte Vorgänge immer wieder einzuarbeiten. Viele Aufgaben aus diesem Bereich werden immer wieder verlernt, weil sie zu selten gemacht werden müssen. Ausgangspositionen, die für die Betroffenen große Gefahren bergen. Unbeantwortete Anfragen, nicht gestellte Rechnungen und nicht fristgerecht eingereichte Angebote beeinträchtigen die wirtschaftliche Situation ebenso, wie ungeordnete Ablagen, die beim Suchen die Zeit rauben.
In den meisten Fällen lohnt sich allerdings für diese Aufgaben kein eigenes Personal. Statt dessen können Büroleistungen aber einfach und bequem ausgelagert werden. Outsourcing, wie das Verfahren neudeutsch genannt wird, ist auch für überschaubare Unternehmen eine effektive Möglichkeit. Dienstleister in diesem Sektor bieten Büroarbeiten je nach Bedarf. „So kann jeder das machen, was er am besten kann“, ist die einfache Gleichung von Kirsti Schippmann. In Büro- und Papierarbeiten hat sie selbst ihre Berufung gefunden. Sie weiß aus erster Hand, dass sie mit dieser Tätigkeit vielen Unternehmern effektiv unter die Arme greifen kann. Seit zwei Jahren übernimmt sie die Büroarbeiten für ihren Mann Timm Schippmann, der im Holzbau-Bereich tätig ist.
„Schuster bleib bei Deinen Leisten“, heißt ein altes Sprichwort. Mit dem Service von Kirsti Schippmann, die seit kurzer Zeit mit Büro4U in Elmschenhagen tätig ist, können sich nicht nur die zitierten Schuster auf ihre Kernkompetenz konzentrieren.

Wenn das Papier die Oberhand im Büro gewinnt....

Um ihr gesamtes Leistungsprofil zu umreißen, hält die Frau mit der Büroseele kurz inne und holt noch einmal tief Luft: „Rechnungs- und Angebotserstellung, Vorkontierung oder Vorarbeiten für Steuerberater sowie Finanzamt, Zahlungsüberwachung, Mahnverfahren, Büroorganisation, Führung von Urlaubs- und Dienstplänen, Ablage, Dokumentation, Schreibarbeiten, Hilfe bei PC-Problemen, Datensicherung und Telefondienste.“
Gerade der Service der Schreibarbeiten sorgt für ein einheitliches Auftreten des Unternehmens nach außen. Dazu nutzt die Büro-Spezialistin natürlich die bestehenden Vorlagen des Unternehmens. Für Schreibarbeiten, können Diktate, Notizen oder telefonisch übermittelte Stichpunkte als Grundlage ausreichen. Für die Bearbeitung von Rechnungen und Angeboten nutzt Kirsti Schippmann eine professionelle Software, die bereits viele Leistungstexte und Vorgaben enthält. Sie steht aber natürlich auch helfend zur Seite, wenn es um den Aufbau einer Datenbank mit eigenen Leistungsangaben geht. Und im Fall von Rechnungen, kann der Büroservice auch dort eingebunden werden, wo es um die Überwachung der Zahlungen geht. Mit der entsprechenden Anbindung kann sogar die Umsatzsteuervoranmeldung über das ELSTER-Portal der Finanzämter abgewickelt werden.
Der Telefonservice, den Kirsti Schippmann bietet, rundet das Bild ab. Sie nimmt Anfragen entgegen und sorgt so dafür, dass potentielle Kunden nicht tagelang mit einem Anrufbeantworter vorlieb nehmen müssen. Nach Absprachen werden durch Büro4U sogar Terminabsprachen getroffen und die Informationen aus den Telefongesprächen werden per SMS oder E-Mail an den Firmeninhaber geleitet.
Ihren Service bietet Kirsti Schippmann aber nicht nur für den gewerblichen Bereich an. Auch die private Büroorganisation übernimmt Büro4U. Unter den geübten Händen nimmt ein wahllos aufgetürmter Papierberg schnell Formen an. „Mit allen Kunden wird, wenn es um eine komplette Organisation des Büros oder der Unterlagen geht, zunächst ein Ablageplan besprochen“, beschreibt Kirsti Schippmann das übliche Vorgehen. Eine Räumlichkeit muss dabei niemand für die „Mitarbeiterin im Büro“ bereithalten – auch wenn mit der Hilfe dieser Unterstützung in den meisten Büros Platz für eine Mitarbeiterin wäre.
[Kiel - Elmschenhagen, 20.02.10, uz]

[Unser Tippgeber, Büro 4U, im Internet]